Die Behörde hat geschrieben: Was prüfen Sie als Erstes?
Liegt ein Schreiben vor, in dem eine Behörde zur Vorlage einer Übersetzung auffordert, gehen Sie am besten in dieser Reihenfolge vor:
- Fristenplanung: Tragen Sie Fristen und den Hinweis auf die Rechtsfolge nach Abs. 4 sofort in Ihren Fristenkalender ein und planen Sie von dort rückwärts.
- Auftragsannahme: Prüfen Sie, was genau verlangt wird, bevor Sie zusagen: nur „Übersetzung“ oder eine beglaubigte, durch bestellte oder beeidigte Personen angefertigte Übersetzung.
- Zuständige Person: Wird eine Beglaubigung verlangt, klären Sie früh, wer sie erteilt, und stimmen Sie die Vorübersetzung darauf ab.
- Qualitätsmaßstab auch ohne Beglaubigung: vollständig und urkundentreu arbeiten, Stempel, Siegel und Unterschriften vermerken, Namen und Zahlen unverändert übernehmen.
- Rückfragen: Fragen Sie bei Zweifeln schriftlich bei der Behörde nach und legen Sie die Antwort zur Akte.
Wie wirken sich fremdsprachige Eingaben auf Fristen aus?
Dieser Teil ist für Büros oft der folgenreichste. Er findet sich in den Absätzen 3 und 4 des § 23 VwVfG:
- Abs. 3: Soll durch eine Anzeige, einen Antrag oder eine Willenserklärung eine Frist in Lauf gesetzt werden, innerhalb deren die Behörde in bestimmter Weise tätig werden muss, und gehen diese in fremder Sprache ein, beginnt der Lauf der Frist erst, wenn der Behörde eine Übersetzung vorliegt.
- Abs. 4: Soll durch eine fremdsprachig eingehende Anzeige, einen Antrag oder eine Willenserklärung zugunsten eines Beteiligten eine Frist gegenüber der Behörde gewahrt, ein öffentlich-rechtlicher Anspruch geltend gemacht oder eine Leistung begehrt werden, gelten sie als zum Zeitpunkt des Eingangs bei der Behörde abgegeben, wenn auf Verlangen der Behörde innerhalb einer von ihr zu setzenden angemessenen Frist eine Übersetzung vorgelegt wird. Andernfalls ist der Zeitpunkt des Eingangs der Übersetzung maßgebend, soweit sich nicht aus zwischenstaatlichen Vereinbarungen etwas anderes ergibt. Auf diese Rechtsfolge ist bei der Fristsetzung hinzuweisen.
Für Ihre Terminplanung heißt das: Setzt die Behörde eine Frist für die Übersetzung, hängt an ihr ein möglicher Zeitvorteil. Planen Sie Vorübersetzung, Prüfung und Bescheinigung rückwärts von diesem Datum.
Was sagt § 23 Abs. 1 und 2 VwVfG zum Umgang mit fremdsprachigen Unterlagen?
§ 23 Abs. 1 besteht aus einem Satz: Die Amtssprache ist deutsch. Absatz 2 regelt, was geschieht, wenn bei einer Behörde Anträge in einer fremden Sprache gestellt oder Eingaben, Belege, Urkunden oder sonstige Dokumente in einer fremden Sprache vorgelegt werden. Die Behörde soll dann unverzüglich die Vorlage einer Übersetzung verlangen. Es geht zunächst also um eine Übersetzung schlechthin, nicht um eine beglaubigte.
Wann kann die Behörde eine beglaubigte Übersetzung verlangen?
Satz 2 öffnet die nächste Stufe: „In begründeten Fällen“ kann die Vorlage einer beglaubigten oder von einem öffentlich bestellten oder beeidigten Dolmetscher oder Übersetzer angefertigten Übersetzung verlangt werden. Zwei Dinge fallen auf. Erstens ist die beglaubigte Übersetzung nach dem Gesetzestext die Ausnahme, die einer Begründung bedarf. Zweitens definiert die Norm den Begriff „begründet“ nicht und nennt keine Fallgruppen. Erhalten Sie ein Anschreiben, in dem eine beglaubigte Übersetzung verlangt wird, lohnt sich daher der Blick auf die Begründung der Behörde oder eine Rückfrage.
Für die Praxis folgt daraus kein Automatismus in beide Richtungen. Weder ist jede Urkunde zwingend zu beglaubigen, noch lässt sich pauschal sagen, dass nie eine Beglaubigung nötig wäre. Entscheidend ist das konkrete Verlangen der Behörde.
Was passiert, wenn die Übersetzung nicht kommt, und wer zahlt?
Nach Satz 3 kann die Behörde, wenn die verlangte Übersetzung nicht unverzüglich vorgelegt wird, auf Kosten des Beteiligten selbst eine Übersetzung beschaffen. Satz 4 sagt, dass von der Behörde herangezogene Dolmetscher oder Übersetzer in entsprechender Anwendung des Justizvergütungs- und -entschädigungsgesetzes vergütet werden. Zu Beträgen äußern wir uns nicht. Beauftragen Sie die Übersetzung selbst, regelt der Vertrag zwischen Übersetzer und Auftraggeber die Vergütung.
Wie verhält sich das zum Gericht?
§ 23 VwVfG betrifft das Verwaltungsverfahren. Im Zivilprozess ordnet das Gericht nach § 142 Abs. 3 ZPO gegebenenfalls an, dass eine Übersetzung beigebracht wird, die von einem nach Landesrecht ermächtigten oder öffentlich bestellten Übersetzer (oder einem gleichgestellten) stammt; durch Bescheinigung gilt sie als richtig und vollständig. Beide Normen haben unterschiedliche Anwendungsbereiche; wenn eine Stelle „beglaubigt“ sagt, fragen Sie nach, welche Anforderung sie konkret meint.
Gilt § 23 VwVfG für jedes Verfahren?
Das lässt sich nicht pauschal sagen. Anwendungsbereich (§ 1 VwVfG), Landesverwaltungsverfahrensgesetze und Spezialgesetze sind gesondert zu prüfen. Entnehmen Sie dem Schreiben der Behörde, auf welche Rechtsgrundlage sie sich stützt, und lesen Sie die dortige Sprachregelung.
Wo wir ansetzen
Turkdeutschservice erstellt Vorübersetzungen Türkisch–Deutsch. Eine Beglaubigung geben wir nicht ab; diese erteilt die befugte Person, die die Übersetzung prüft und die Kundenbeziehung behält. Unsere Lieferung bleibt namenlos. Mehr unter Ablauf und Vertraulichkeit, Dokumentarten, freiberufliche Übersetzer und Übersetzungsbüros. Fragen beantworten die FAQ und das Kontaktformular.
Häufige Fragen
Muss die Behörde immer eine Übersetzung verlangen?
§ 23 Abs. 2 Satz 1 VwVfG verwendet „soll“. Das beschreibt den Regelfall, nicht eine ausnahmslose Pflicht. Was die Behörde im Einzelfall tut, lässt sich dem Gesetzestext nicht entnehmen; ihr Schreiben ist maßgeblich.
Reicht uns die Frist der Behörde, wenn die befugte Person noch prüfen muss?
Entscheidend ist die von der Behörde gesetzte angemessene Frist nach Abs. 4. Wer die Vorübersetzung früh beauftragt, lässt der befugten Person Zeit für Vergleich und Bescheinigung. Wird eine Verlängerung benötigt, stellen Sie den Antrag schriftlich; ob die Behörde ihr nachkommt, geht aus dem Gesetzestext nicht hervor.
Kann der Kunde die Übersetzung gleich mit dem Antrag einreichen?
§ 23 VwVfG untersagt es nicht und regelt es nicht ausdrücklich. Ob die Behörde zusätzlich eine beglaubigte Fassung fordert, bleibt ihre Entscheidung in begründeten Fällen. Prüfen Sie vorab die Hinweise der zuständigen Stelle zu den Unterlagen.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der Information und ist keine Rechtsberatung. Ob eine Übersetzung akzeptiert wird und welche Bescheinigung nötig ist, entscheiden die befugte Übersetzerin bzw. der befugte Übersetzer und die jeweilige Stelle. Wir erteilen keine Beglaubigung; diese gibt die befugte Person.
Quellen
- § 23 VwVfG - Amtssprache (geprüft: 2026-11-01)
- § 142 ZPO (geprüft: 2026-11-01)
- Dolmetscher- und Übersetzerdatenbank der Länder (geprüft: 2026-11-01)
Veröffentlicht: 2026-11-01